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人事・労務の知恵袋

【就業規則】 採用決定時の提出書類

第●条(採用決定時の提出書類)
1.社員として採用された者は、会社が指定する日までに、前条に定める書類とともに、次の各号の書類を提出しなければならない。ただし、選考に際して提出済みの書類を除く。
 ① 入社承諾書
 ② 誓約書
 ③ 身元保証書
 ④ 通勤経路届出書
 ⑤ 給与の口座振込同意書
 ⑥ 住民票記載事項証明書(内容は会社指定)
 ⑦ 本年分源泉徴収票(入社前に所得がある場合)
 ⑧ 年金手帳、雇用保険被保険者証(所持者のみ)
 ⑧ 必要により、資格証明書、学業成績証明書、卒業証明書
 ⑨ その他会社が必要と認めたもの
2.前項の書類のうち会社が認めた場合は、その一部を省略することがある。
3.正当な理由なく指定された期間内に第1項各号に定められた書類の提出を怠る場合は、採用を取り消す措置をとることがある。
4.在職中に上記提出書類の記載事項で氏名、現住所、家族の状況等に異動があった場合は、変更があった日より2週間以内に所定の様式により会社に届け出なければならない。

【今日のポイント】
1.会社が必要と考える書類を提出してもらう
2.提出期限は
「入社日まで」「○日以内」など具体的に決めておき、提出遅延に対処できるようにする

120427-1会社は労務管理上個人の情報を入手する必要があり、入社にあたり様々な書類の提出を求めます。

この時、社員の情報入手以外に、就業条件や服務規律が定められている就業規則に対し包括的に同意を得る形で、労働契約の内容とするために、誓約書の提出を義務付けます。

この誓約書の内容として、採用する者から入手する個人情報の取り扱いや会社の営業情報等に関する守秘義務を果たすことへの同意を得るものとなります。


住民票記載事項証明書は、現住所の把握のために提出してもらいます。
よく「住民票」の提出を求めるケースがありますが、本籍・出生地に関する情報を入手は行わないよう行政指導がされていますので、住民票や戸籍謄本等の提出を求める場合は、必要とする理由を説明した上で提出を求める必要があります。


上記以外の提出書類として、「知的所有権の帰属に関する確認及び譲渡書」「機密保持契約書」「自家用車利用に関する届出」などを提出させる場合もあります。これらは業種や職種に応じて用意をする事となります。

書類の提出時期を「速やかに」としているケースがよくありますが、提出時期は「入社日まで」「○日以内」と具体的に明示をし、提出が遅れがちな社員へ厳しく対処できるようにします。

また入社時に提出された書類の内容に後日変更が生じる場合を考慮し、4項に届出期限を設けて具体的に定めておきます。

最近は会社所定の様式を用意せず、メール文面で連絡をするケースもよく見かけます。

会社が必要とする情報が不足していたり、また届け出ルールが徹底されにくい点を考えると、一定の書式で届け出をすることを義務づけ、しっかりとした管理を行うべきでしょう。


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投稿日:2012/05/09
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