就業規則の相談で良くあるご質問に「就業規則はどうやって周知するのが適法なのか？」があります。

実際に下記のような方法で周知している場合があります。

●就業規則その他各種規則集を１ファイルにし鍵付き金庫で保管、鍵は所属長が管理し、社員から閲覧の要望があった場合のみ解錠して公開する（ただし持ち出し禁止、コピー禁止）

●共有スペースに規程集ファイルを配置し、いつでも閲覧可能にする（ただし持ち出し禁止、コピーも禁止とする場合がある）

●グループウェアにアップロードし社員がいつでも見れるようにする（プリント禁止とする場合もある）

●印刷して全員に配布する

これらの方法は、労働基準法でいうところの周知にあたるのでしょうか。

まず、鍵付き金庫での保管は「社員であればだれでも自由に閲覧できる」という状態ではなく、何かトラブルがあった際に「就業規則が周知されていない」ことを理由に会社側の責任にされてしまうリスクがあります。

部外者が入れないような社員のみが共有できるスペースに置いたり、グループウェアでいつでも閲覧可能な状態にする方法であれば、周知しているといえるでしょう。

コピーやプリントを禁止する行為については、コピー等の行為自体には違法性はないので、情報保護の意図を社員に周知させるなど、社員のモラルとして管理を徹底させることが重要になります。

ちなみに就業規則が有効となるのは「社員に周知された日」が原則です。

様々な周知方法が考えられますが「周知を徹底する」事で、就業規則そのものが適法に有効となるような運用を行うことが肝要といえます。


就業規則の規定例（厚生労働省）
http://www.mhlw.go.jp/bunya/roudoukijun/model/


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