日本マイクロソフト社は2019年8月の「ワークライフチョイスチャレンジ2019夏」のプロジェクトの目玉として「週休3日制」を一時的に導入し、大きな話題となりましたが、これ
を可能にした1つの要因が「30分会議」になります。
日本企業でよくある、何となく「60分」に設定しがちな会議を一度見直し、時間を短縮できるものは30分に設定するようにして、「Outlook」で会議の設定をするときも、「30分」がデフォルトになっているそうです。
同社の広報担当者は、「各国のスタッフと会議をするときも、よくよく考えると30分が基本だった」「日数も時間も、30分会議の推進で大幅に増えた、ということはない。そもそも情報の伝達だけであればチャットツールで事足りる」「そもそもその会議が必要なのか」と原点に立ち返ることも、無駄な会議の削減には必要と述べております。
BONX社の調査では、35.8％の人が「会議に不満がある」と回答。「目的があいまいで雑談ばかり」「さまつな議題で打ち合わせが頻繁に設定される」といった不満が寄せられており、パーソル総合研究所と中原淳立教大学教授との共同調査では、従業員数が1500人規模の企業では年間に40万時間ほどが会議に費やされおり、このうち「ムダ」だと思われている会議の時間は9万時間にものぼるといつ推計結果も出ています。
何気なく行いがちな社内会議でも、人件費というコストが発生していることを社員に意識してもらい「会議原価」という考えを徹底し、無駄な会議や会議の長時間化を低減させることを目的として、会議に参加する社員1人あたりの人件費を1分、1時間単位で算出した会議原価と会議のルールを会議室に貼り出している企業もあり、集中して討議できるため、時間通りでの会議終了はもちろんのこと、時間を余らせて終了することも増えたそうです。
ビジネスチャットのグループチャット機能を、時間や場所に捉われないクラウド上の会議室として上手に活用し、無駄な会議自体を減らして、生産性を向上させている企業も増えてきております。
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